Liberarsi dei documenti cartacei in sicurezza

Nonostante ci si trovi nell’era digitale, ancora oggi negli uffici la produzione di documenti di carta è rilevante. Fogli e cartelle che rischiano di occupare spazi eccessivi e che, una volta diventati inutili, non è sempre facile distruggere. È quindi importante avere a disposizione una macchina distruggi documenti che possa risolvere questo problema in modo efficace. Per sapere quale sia il modello più indicato per le vostre esigenze è opportuno farsi alcune domande. Per prima cosa è necessario sapere quante sono le persone che utilizzeranno questo strumento. Questo aspetto condiziona il funzionamento della macchina.

La scelta del distruggidocumenti adatto

Se è solo un soggetto ad utilizzarlo si può pensare ad un distruggidocumenti per uso modesto, ma se sono in tanti a sfruttare la macchina, anche se ciascuno ha pochi fogli da distruggere, si rischia di sovraccaricarla e di pregiudicarne il corretto funzionamento. In generale se l’utilizzo è ridotto a 5 persone si può ipotizzare l’acquisto di una macchina per piccoli uffici. Se le persone che ne hanno bisogno sono fino a 10 allora è il caso di optare per una macchina da medio calibro.
Se invece si superano i 10 utilizzatori, allora è opportuno scegliere un distruggidocumenti per grandi uffici.

Altro aspetto da considerare è la quantità di fogli che viene eliminata ogni volta. I modelli di base sono concepiti per distruggere 5 fogli alla volta. Se però i fogli sono numerosi, allora si devono considerare modelli differenti. Tenete presente che per una quantità che arriva fino a una decina di fogli da distruggere ogni volta può essere sufficiente un distruggi documenti per uffici piccoli; fino a 20 fogli una macchina per medi uffici; oltre 20 allora si passa a macchine pensate per i grandi uffici.

I livelli di sicurezza

Altro aspetto importante è il livello di sicurezza dei residui. Esiste una scala che chiamata DIN che va da 1 a 5. Per intenderci, al livello 1 corrisponde un taglio del documento a piccole strisce, mentre al livello 5 un tagli con frammenti piccolissimi. Naturalmente in questo caso è importante capire l’importanza del contenuto che deve essere distrutto.
Quando si tratta di dati sensibili è presumibile che il livello di sicurezza sia il più alto possibile. Consideriamo infine il materiale che viene distrutto. Se si tratta di carta da 80 grammi è un conto, ma se si devono distruggere cartoncini da 160 grammi, la capacità della macchina viene dimezzata. Esistono in commercio anche distruggi documenti capaci di eliminare anche le carte di credito o i CD.

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