Zimbra: vantaggi e suggerimenti per l’utilizzo

Uno dei client maggiormente utilizzati è sicuramente Zimbra, vero e proprio pilastro nel mondo della messaggistica online. Per apprezzare al meglio i suoi vantaggi però è fondamentale saper utilizzare al meglio questo particolare software. Zimbra infatti accorpa diversi progetti open source in un’unica applicazione.

Suggerimenti per utilizzare al meglio Zimbra

Non tutti sanno che su Zimbra ci sono ben tre diverse modalità per ricercare un contenuto: ricerca rapida mediante parola chiave, ricerca mediante click pulsante destro e ricerca complessa. La ricerca rapida può essere effettuata inserendo singole parole specifiche, come ad esempio “Mario Rossi”, “Casa” ecc. Se si ha intenzione di cercare più parole invece è necessario l’utilizzo delle virgolette per rendere più precisa la ricerca. Per quanto concerne le ricerche complesse invece, è possibile utilizzare il menu “cerca”. Per selezionarlo è sufficiente cliccare sulla lente di ingrandimento, la scheda in questione contiene una serie di menù ed opzioni da poter utilizzare. Infine, per quanto concerne la ricerca mediante tasto destro, basta semplicemente cliccare questo tasto selezionando il nome di un utente.

Zimbra per Outlook

Non tutti sanno che Zimbra è completamente ottimizzato per i sistemi operativi di casa Windows. Non tutti sanno infatti che è possibile sincronizzare mailbox, calendario, contatti e attività con zimbra outlook connector (zco) sfruttando al massimo così Zimbra. Occorre semplicemente istallare il programma sul proprio pc e successivamente creare un nuovo profilo di posta utilizzando l’apposita funzionalità di Zimbra Collaboration Server. Una volta fatto tutto ciò, si hanno a disposizione tutte le funzionalità di posta di tipo aziendale come:

sincronizzazione di tutte le cartelle di posta, le funzioni avanzate per le persone, sincronizzazione avanzata per eventuali lavori fuori sede, condivisione delle cartelle, calendario ecc.

Importazione ed esportazione dei dati

L’importazione e l’esportazione dei dati sono funzioni che permettono di spostare grandi quantità di dati dal proprio account di Zimbra con la massima semplicità. Per importare od esportare i dati è necessario cliccare sulla voce “preferenze” e cliccare su importa ed esporta.

Attivazione del flusso di attività

Un’ altra impostazione particolarmente utile che offre Zimbra agli utenti è l’attivazione del flusso di attività. Per farlo è necessario cliccare sull’icona dell’ingranaggio presente nell’area Cartelle, successivamente è necessario attivare con un semplice click lo spostamento dei messaggi nel flusso di attività, infine è necessario semplicemente selezionare il tipo di messaggio da spostare e il gioco è fatto. La cartella Flusso di attività viene inserita nell’elenco delle cartelle e tutti i messaggi che soddisfano i criteri in essa racchiusi vengono direttamente recapitati nella suddetta cartella invece che nella posta in arrivo. Lo scopo è quello di non perdere d’occhio mail importanti che magari potrebbero finire nello spam oppure finire inondate dalle altre mail in arrivo.

Condivisione dell’agenda Zimbra

Con Zimbra è altresì possibile condividere con chiunque le informazioni concernenti la propria Agenda tramite un apposito link. Chi riceve quest’ultimo deve semplicemente cliccarci sopra per scoprire se ha impegni oppure no. Per condividere la propria agenda basta semplicemente cliccare sull’icona dell’ingranaggio nel riquadro di navigazione, selezionare l’opzione invia link e selezionare il formato del link.

Condivisione in Zimbra

Il vero e proprio cavallo di battaglia di Zimbra è sicuramente la massima condivisibilità dei file, funzione fondamentale se si collabora con tante persone. Per lavorare tutti insieme infatti è necessario e sufficiente creare una cartella valigetta condivisa ed il gioco è fatto, tutti coloro che posseggono le credenziali infatti possono accedervi. Tale funzione può essere particolarmente comoda anche nel caso in cui qualcuno gestisce l’agenda di un’altra persona. Infine, se si fa parte di un team, e si ha la necessità di fare accesso ad una serie di e-mail, è possibile condividere la propria cartella con tutti gli altri.