Affittare un ufficio: consigli utili per iniziare al meglio la vostra attività

Affittare il primo ufficio è un vero e proprio punto di svolta (o di inizio) per qualunque attività. Che siate professionisti o imprenditori, lo spazio di lavoro è un fattore importantissimo per la riuscita della vostra impresa. Prima di decidere, è imperativo saper valutare bene se il locale prescelto soddisfa le vostre esigenze: un ufficio non è solo un posto in cui lavorare, ma è il luogo in cui un team deve sentirsi come a casa e che permette a un’azienda di crescere e prosperare. Ecco alcuni consigli utile da tenere in considerazione prima di decidere.

Ne avete davvero bisogno?

Fino a qualche anno fa, per sopravvivere qualunque attività aveva necessariamente bisogno di un ufficio. Ora, grazie alla diffusione di internet, non è più così. Oggigiorno moltissimi imprenditori lavorano da casa o all’interno di spazi di co-working. Valutate se anche la vostra impresa può sfruttare queste opportunità, così da rimandare l’affitto di un ufficio a quando vi sarete ingranditi ulteriormente.

Scegliete un posto comodo e centrale

La prima variabile da tenere in considerazione è il luogo. Se avete già un team, cercate di scegliere un ufficio in una zona facilmente raggiungibile dai vostri colleghi-dipendenti. Altrimenti, se siete professionisti, ciò di cui avrete bisogno è visibilità: se il budget ve lo permette, cercate un ufficio nella zona centrale della vostra città, o comunque evitate le periferie (a meno che non abbiate già una buona clientela in zona).
Inoltre, è importante anche valutare i servizi nelle vicinanze. Un ufficio vicino a ristoranti, bar, centri ricreativi permetterà a voi e al vostro team di rilassarvi durante le pause senza dover percorrere chilometri per pranzare o per staccare un po’ la spina prima di tornare a lavoro. Se per motivi di lavoro può capitare spesso di andare in banche o centri congressi, l’ufficio perfetto dovrebbe essere nelle vicinanze di servizi di questo tipo.

Decidete il vostro budget

Il costo dell’affitto è un altro fattore importantissimo. Decidete un budget, e attenetevi a quello. Naturalmente deve essere una cifra sostenibile per la vostra attività, per non intralciarne la crescita e permettervi buoni margini di guadagno.
Il budget deve tenere in considerazione anche le spese accessorie, come le utenze, le imposte, le spese di condominio o di gestione dell’immobile. Chiedete chiaramente al proprietario o all’agenzia a quanto ammontano, per non trovarvi poi con brutte sorprese a fine mese. A questo proposito, assicuratevi che il contratto di locazione sia chiaro, e che specifichi quali sono gli oneri a carico del locatario e del locatore.

Scegliete uno spazio adatto al vostro team

La grandezza dell’ufficio dipende naturalmente dal tipo di attività. Siete soli e utilizzate l’ufficio per lavorare o per ricevere clienti? Va bene anche una sola stanza, purché ben arredata e non troppo piccola. Avete un team composto da più persone che lavorano insieme? Cercate un locale che permette a tutti di avere i propri spazi, e che magari abbia anche una zona relax o una sala riunione.
Naturalmente, un po’ di spazio in più non fa mai male, specialmente se pensate di crescere nel breve periodo. Eviterete così di dover cercare un nuovo ufficio, con tutte le perdite di tempo e di denaro che ne derivano.

Utilizzate tutti i canali di ricerca

Cercare un ufficio da affittare può richiedere molto tempo e un considerevole investimento di energie. Per fortuna il web consente di velocizzare la ricerca. Sui portali specializzati come Matchoffice è possibile trovare migliaia di annunci, divisi per città e per tipologia. In questo modo potrete affinare subito la ricerca, scegliendo la zona più adatta alle vostre esigenze e il range di prezzo che fa per voi.

Pianificate la crescita del vostro business

Un’attività di successo guarda sempre al futuro. Un ufficio deve essere il luogo di crescita del vostro business, e avere tutte le potenzialità (spazi, comodità, sostenibilità economica) per aiutarvi a raggiungere i risultati che vi siete prefissi.